ペーパーレス化で生産性を向上させよう！

テレワークが推進されているが、出社しないと仕事ができない！と考えている方が多いと思います。理由は色々ありますが、下記の項目に該当する方は危険です。

・FAXを多用している人

・机に紙書類を積んでいる人

現在はコロナの影響で出社制限されています。該当する方は業務を見直してはいかがでしょうか。ペーパーレス化を行えば、会社に行かなくても仕事ができるようになります。

私は1回/週の出社で今まで変わらずに仕事ができています。むしろテレワークのおかけで生産性が上がっていると感じています。

今回はペーパーレス化についてまとめていきます。

ペーパーレス化のメリット

ハンコをもらいに行かなくてよい

電子書類は、システムやメールで相手に渡すだけでOKです。上司が離席中でもパソコンが有れば承認してくれます。しかし、ハンコをもらう紙書類は上司が席にいなければなりません。常に相手を意識しなければならないので、生産性が落ちます。

整理整頓が不要

電子書類はパソコンやサーバーにあります。その為整理整頓が不要です。今まで紙書類をファイルに収納する時間を他の業務に当てる事ができます。

さらに、空いた引出しにカバンを収納できるので、足元を広くできます。

検索しやすい

電子書類を見直したい時、検索機能を使えば短時間で見つける事ができます。紙書類は自分の記憶で探すので非効率です。

アドレスフリーで仕事ができる

会社の席に縛られることなくどこでも仕事ができるようになります。出張先や在宅勤務が該当します。会社内でも机と椅子があればどこでも仕事ができるので、色んな人と向かい合いながら仕事ができ、モチベーションがあがります。

 ペーパーレス化の対象物

4つあります。全てできれば90%削減することができます。

それぞれの対応方法について述べます。

1. 問い合わせ
2. 見積
3. 会議資料
4. 図面

１：問い合わせ

FAXで問い合わせは、全てメールに切り替えましょう。

発信側（仕入先）にメールで問い合わせするように依頼しましょう。協力してくれない発信側には外出中でメールしか対応できない事を言いましょう。いじわるかもしれませんが、相手にもメリットがあることなので徹底しましょう。

２：見積

伺書がシステム化していれば、添付資料も電子書類にしなればなりません。しかし、見積書の多くが未だにFAXで送られてきます。問い合わせと同様に相手への協力を依頼していきましょう。システム化されている事を説明すれば理解してくれます。

３：会議資料

会議資料はパソコンで作成するので、会議で資料を大画面に写しましょう。資料は議事録として送付しましょう。

４：図面

図面は電子書類で仕入先に渡しましょう。仕入先も電子書類で保管するようになります。発信側を変えれば受け手は対応してくれます。大きい図面（A0orA1）が印刷できない仕入先には紙で出してあげましょう。そのうち、プロッタを購入してくれます。

ペーパーレス化の課題

ペーパーレス化の課題は大きく2つあります。

１．ITリテラシーに差がある

２．設備が整っていない

ITリテラシーはペーパーレス化を啓蒙していけなければ変わりません。年配の方が苦手としているので、中々進まない事があるかと思います。政府も推進している事であり、設備もたくさんあります。若手が主体となってどんどん変えていきましょう。