資材購買部門の担当変更あるある【若手社員編】

この記事は初めてバイヤーになった方/初めて担当が変わった若手社員に向けて書いています。

担当変更した途端に仕入先が値上げを要求してきた。品質不具合が急に頻発したが、有効な対策が打てていない。

8年前の私も同じ状況に陥りました。バイヤーとして最悪のスタートでした。

何故こうなるのか。結論から言います。

それは、「引継ぎをしっかりしていないから」です。

そこで今日は引継ぎの不足による負のスパイラルについてまとめていきます。

仕入先が値上げを要求してくる

購買品の適正価格はバイヤーと仕入先と協議して決めます。つまりお互いが納得した価格です。しかし、中にはバイヤーが仕入先を押し切って決めた価格が存在します。そうなると、仕入先が不利益を被っているわけですから適正価格に修正したいとずっと思っています。なので、バイヤーが変わった時が絶好の機会です。その時は、仕入先ともう一度協議してください。お互いが納得した適正価格で気持ちよく売買しましょう。

コンタクトを取らなくなる

顔合わせをしていないと連絡を取るときに躊躇してしまいます。相手が分からないとメールで済ましてしまいがちです。それでは相手に思いが伝わりにくくなってしまいます。小さい事のように思いますが、積み重なると大きな問題になり、後工程に迷惑をかけてしまいます。

引継ぎ方法

このような事にならない為に、最初にも述べましたが、引継ぎをしっかりしなければなりません。しかし、引継ぎの時間はなかなかとれないのではないでしょうか。効率的な方法を書きに示します。

１．前任者が引継書を作成する

２．引継ぎは上司にも立ち会ってもらう

３．OJTは不要

４・仕入先に挨拶に行く

１：前任者が引継書を作成する

効率的な引継方法には引継書が全てです。なので、前任者は引継書をしっかり作りましょう。5W1Hを入れて簡潔な文章にしましょう。

２：引継ぎは上司にも立ち会ってもらう

引継ぎをするときは会議室をとり、上司にも立ち会ってもらいましょう。業務の整理整頓ができ、生産性がUPできます。上司の理解度もあがるので、迷った時に相談しやすくなります。

３：OJTは不要

調達はローテーションが頻繁に行われます。そのため誰でも出来るように継続性のある業務にしなければなりません。OJTが必要だという人は引継書を作りたくない人なので、言葉でなく文書でもらいましょう。

４：仕入先に挨拶に行く

顔合わせは重要です。担当変更は仕入先にとって不安です。仕入先の工場に行き、コミュニケーションをとりましょう。

4月から担当変更になって、仕事がうまくいっていないと感じたら上司に相談して引継ぎをやり直してもらうことも提案してみてください。

仕入先にまだ行っていない方も今はコロナで出張できませんが、落ち着いたら早く行きましょう。